¿Que es una Adenda y para que me sirve?

Addenda

En México la facturación electrónica ha sido implementada exitosamente en todo el país. A través de una especificación  publica (véase Anexo 20) las personas y empresas pueden realizar sus comprobantes en el formato electrónico Xml, la información contenida en la factura en su mayoría es para uso fiscal. Si deseas incluir información comercial o personal  en la factura debes  de tener en cuenta lo siguiente.

Para empezar, ¿que es una Adenda?.

Una Adenda es un nodo Xml que se añade al Cfdi, este puede contener casi cualquier información, siempre y cuando se respete el estándar W3C. La información  contenida en esta puede ser editada o borrada en cualquier momento sin afectar la validez del comprobante. De entre los usos que le puedes dar te menciono algunos:

  • Representaciones impresas / PDF: Cuando generas la versión impresa de tus facturas es posible que tengas que almacenar información que no existe en la factura (registros de consumo, información de seguimiento, domicilios, etc.). Todos esos extras se pueden guardar en la adenda.
  • Documentos o archivos de Office: Algunas empresas adjuntan archivos completos en sus adendas como reportes u hojas de calculo.
  • Información de Pre procesamiento: Muchos sistemas usan archivos de texto plano o archivos xml precursores, la adenda puede servir para llevar un control o evitar perdidas de información.
  • CDATA: Es un formato especial  de texto que no se procesa como Xml.
  • Integración con sistemas de terceros: La adenda es la opción si necesitamos integrar sistemas  en la empresa como ERPs, inventarios, puntos de venta, etc. .
  • Adendas comerciales: Grandes empresas y cadenas comerciales les exigen a sus proveedores emitir facturas junto con su adenda comercial. De esa manera pueden dar seguimiento con sus sistemas.

¿Como construyo una Adenda?.

El primer paso para crear una adenda es tener un diseño de los datos que vas a almacenar en ella. Que tipo de datos son, pueden ser montos, fechas, texto o estructuras de datos. Esto lo defines tu. Una vez terminado este proceso, lo siguiente es generar el archivo Xsd o esquema. Un archivo Xsd es el equivalente a un manual de reglas. Cualquier nodo Xml que diga ser una Adenda X, debe de seguir el manual de reglas Xsd. De lo contrario sera rechazado.

Este archivo de esquema debe ser publico y accesible desde internet  (no necesariamente). Puedes contratar servicios de creación de adendas comerciales. Los servicios de creaciones de adendas ademas de encargarse de redactar este manual de reglas, también suelen ofrecer la publicación del archivo. Si tienes los conocimientos técnicos suficientes puedes escribir el esquema directamente o usar alguna aplicación especializada.

Con el esquema en mano tus sistemas podrán producir archivos que sigan la especificación, y estos agregarlos a tus facturas.

 

ejemplo_adenda

Ejemplo de una adenda.

 

Cosas que debes de tener en cuenta cuando trabajas con Adendas.

Las adendas son opcionales. Ningún proveedor o cliente esta obligado a conservarlas. Si algún cliente tuyo llega a borrar o modificar la adenda no invalida la factura. Por lo tanto no es recomendable que te  fíes de la información de esta, a menos que estés bastante seguro de que el documento es confiable.

El Sat no valida ni conserva las adendas. Al momento de entregar una factura, la adenda es removida. Es un requisito, la copia del comprobante almacenada en la nube no contendrá ninguna referencia. Si descargas el comprobante, por ejemplo, de tu buzón tributario, tampoco aparecerá.

Adendas defectuosas pueden impedir emitir comprobantes. Una adenda con la información o estructura equivocada ocasionara daños al emitir facturas. Es importante hacer las validaciones correspondientes.

Las representaciones impresas tienen coste. Si quieres generar un PDF de tu factura que lleve información de la adenda sera necesario desembolsar un poco de tiempo o dinero.

Respalda tus Adendas. Tu archivo Xsd y el contenido de tus adendas deben de ser respaldados si contienen información invaluable.

Conclusiones.

Las adendas pueden ayudarte a automatizar  o mejorar procesos en tu organización. Son un recurso valioso a la hora de trabajar con Cfdis, Tenlas en cuenta si eres programador o te dedicas a alguna rama del TI de tu empresa.

Autor imagen: GotCredit

 

 

Gustavo Sánchez