Kanban: Ventajas de visualizar el trabajo.

Uno de los puntos fuertes de Kanban es la capacidad de poder recibir información visual inmediata acerca del estado de trabajo del área completa. A diferencia de las listas, archivos de hojas de calculo o archivos de gestores de proyectos la ambigüedad es mínima. Kanban tiene un estilo particular de gestionar las actividades, esto se hace a través de columnas en un tablero. Cada columna representa un estado en el que se encuentra una actividad, puedes ver el avance de las actividades o también los cuellos de botella durante el ciclo de vida de las actividades. Esta agrupación visual se re usa en muchas metodologías ágiles, y lo hace porque es sencillo y funcional este estilo. No voy ahondar en el tablero, mas bien voy a hablar de las ventajas de tener un resumen visual de tu trabajo en todo momento. Este tiene muchas ventajas que te menciono a continuación:

Permite ver lo que estas haciendo y también puedes ver lo que otros hacen.

Comunicar el estatus de tus actividades es desgastante y lo es mas si debes realizar esta actividad varias veces con varias personas. El enfoque visual permite comunicar pasivamente tus actividades a los miembros de tu área y a personas externas. Ayuda a reducir ambigüedades o malos entendidos sobre que estas o no estas haciendo. Es muy fácil que otras personas te cuestionen sobre un tema, por ejemplo: la corrección de un bug. Supón que el PM de turno te cuestiona acerca de cierto bug que ocurre con un cliente. El cliente busco al PM para pedir una fecha aproximada de resolución. Luego de esto el PM te aborda y te pregunta cuanto tiempo te tomaría resolver el bug, tu respondes cierta cantidad de tiempo, y de repente se asume por algún malentendido que tu estas a cargo del bug, lo estas atendiendo y ya diste un tiempo de respuesta. Y de esto te enteras en un correo electrónico en el que te copian. Esto me sucedió, no es un invento, claro, sucedió en una empresa que no tenia procesos bien definidos de trabajo. Kanban difícilmente hubiera solucionado el problema en esa empresa. En un equipo con un flujo de trabajo visible y transparente no habría sucedido tal ambigüedad. Bastaría con ver el tablero del equipo de desarrollo para confirmar o negar que estas ateniendo determinadas actividades.

Reduce el Estrés.

Los equipos de desarrollo que son opacos en sus procesos tienden a ser mas estresantes. Para evitar que le metan un gol a el área se evita hablar acerca de que se hace, cuales son los tiempos de entrega o que trabajo esta detenido, ni siquiera hablemos del re trabajo o los bugs. Esto crea un entorno hostil para ti como programador. Debes estar a la defensiva con todos y en todo momento, el estrés es alto, la tensión se nota al interactuar con otras personas. Para nada es un ambiente sano de trabajo.

Tener un flujo visual de trabajo también te ayuda a evadir las tareas heroicas, y por heroicas me refiero a esas actividades enormes, urgentes  e imposibles de terminar que deben ser terminadas cuanto antes. El tablero no miente con respecto al flujo de trabajo, a veces trabajar mas horas no soluciona el problema porque el problema esta en otra parte. Conocer que detiene tu trabajo permite decidir sin desgastarte.

Reduce la posibilidad de olvidar items importantes.

Eres programador y humano, tienes dos grandes motivos para cometer errores. Y uno de ellos es olvidar que se debe de hacer. Muchas actividades se hablan o se mencionan en reuniones pero nadie se toma el tiempo de apuntarlas en el backlog. Tener a la vista todo el listado items pendientes por trabajar permite a alguien del equipo o ajeno a el darse cuenta de que hay actividades faltantes. Una lista de tareas o un montón de correos forwardeados son poco eficientes a la hora de encontrar cosas que se te fueron. Mas ojos atentos al tablero es igual a menos posibilidades de omitir cosas.

Provee una visión periférica del proyecto.

Si sabes en que estas tu y tus compañeros, el trabajo por hacer, el trabajo hecho, el trabajo detenido y el trabajo en proceso  puedes tomar decisiones y estimar tiempos de entrega. Con tanta información en la mano puedes tomar decisiones o agrupar actividades para llegar a determinadas entregas. Esto no es exclusivo de Kanban, mas bien es una consecuencia  de una buena administración pero es importante hacer la observación.

Mejora la probabilidad de tomar buenas decisiones.

Tus decisiones son tan buenas como la información que usas para tomarlas. Cuando tienes un flujo visual continuo acerca del estado de tu proyecto incrementas la calidad de tus decisiones. Esto no quiere decir que no vayas a cometer errores, todo es falible. Pero al menos no decidirás en base a la ignorancia. Si decides basándote en suposiciones lo único que conseguirás es programar por coincidencia.

Autor imagen: Alan Levine

Gustavo Sánchez