Kanban smells: Items con muchos comentarios.

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Un smell es un síntoma de un posible problema en tu área de trabajo. El smell del que voy a hablar es cuando un item tiene muchos comentarios. Esto sucede en sistemas de tableros electrónicos donde es mas sencillo llenar una actividad sin que sea evidente. Las actividades en el tablero si bien son un punto de apertura al dialogo no deberían ser el concentrador de todas las conversaciones acerca del área. A continuación te explico el porque debes de evitar tener actividades así en tu tablero.

Los comentarios pueden usarse como actividades.

Es común agregar comentarios acerca de vistos buenos o validaciones en la actividad en cuestión, algunas veces puedes permitir colar un pequeño detalle o corrección como actividad, por ejemplo:

Stakeholder: El link de ayuda hace referencia al ambiente de producción, ¿podrías cambiarlo en la siguiente liberación?.

Suena razonable no levantar un nuevo item por algo tan pequeño, aunque es debatible el que no se registre la actividad , se puede aceptar. El problema que puede ocurrir es que esto se convierte en un canal de trabajo y deja de ser un medio de comunicación simple, siguiendo el ejemplo anterior:

Stakeholder: El link de ayuda hace referencia al ambiente de producción, ¿podrías cambiarlo en la siguiente liberación?.

Desarrollador: ¡Listo!, ya subí los cambios.

Stakeholder, ¿Que crees?, ahora descubrí que el sitio no se visualiza bien en teléfonos móviles.

Siempre es preferible cerrar las actividades y abrir nuevos items aunque el trabajo ya haya sido completado, esto depende de como este redactada tu definición de hecho, esto no es rocket science y puedes tener zonas grises en las que no esta bien definido si algo va o no va incluido en una actividad, aun así termina la actividad y abre otra, o en su defecto mueve la actividad a un carril de detenidos y agrega la nueva actividad.

Muchos comentarios pueden indicar falta de alcance o cambios de alcance.

Cuando detectes comentarios sobre lo que debería o no debería incluir una actividad es posible que te encuentres ante una definición débil de lo que consistía el item o que la actividad esta cambiando ante tus ojos. Siempre debes de intentar adelantarte ante los posibles cambios de un proyecto, no siempre lo vas a conseguir, cosas que no sabias que se necesitaban y ahora se necesitan aparecerán. No se trata de no hacer el trabajo sino de adaptarse a las necesidades del proyecto siempre y cuando se entienda que re trabajar o incluir nuevas actividades va a tener un coste que afectara a futuras actividades. Regresemos al hilo de conversación:

Stakeholder: El link de ayuda hace referencia al ambiente de producción, ¿podrías cambiarlo en la siguiente liberación?.

Desarrollador: ¡Listo!, ya subí los cambios.

Stakeholder, ¿Que crees?, ahora descubrí que el sitio no se visualiza bien en teléfonos móviles.

Desarrollador: El sistema siempre fue diseñado para funcionar en desktop y solo para la Intranet de la empresa, saludos.

Stakeholder: El director quiere probar el sitio desde su teléfono y nos esta preguntando cuando quedaría.

Desarrollador: Es necesario un análisis y evaluar su coste, con gusto lo discutimos en la siguiente planeación.

Los comentarios no son actividades, no son trabajo, no son una métrica de productividad.

Una actividad con mucho tiempo en el tablero y muchos comentarios no dice absolutamente nada de tu trabajo, nadie se va a detener los 70 comentarios para entender todo lo que implico la actividad. El esfuerzo que se hizo o el trabajo que se realizo en torno a esta tarea cargada no es visible, no lo vas a ver en tus métricas. Es imposible diferenciar una actividad que tomo unos días sin comentarios de otra que tomo 20 días con 70 comentarios, en tus reportes se van a ver a la misma altura, solo vas a tener un item que tardo demasiado tiempo en ser completado y habla mal de ti y de tu equipo. Puede que estés usando un esquema de puntos para medir el esfuerzo de tus actividades, si bien esto te puede servir de paliativo tampoco representa una cura.

Recuerda, el registro de tus actividades de forma atómica explica mejor que nadie tu avance y porque el trabajo se desplaza a la velocidad actual. Un item que se desplaza lentamente o se llena de comentarios retrasa tu flujo, en Kanban el flujo continuo de actividades es el mejor indicador de salud de tu área de trabajo.

Autor imagen: Vic

Gustavo Sánchez