Kanban smells: Carriles sin limite de trabajo (WIP).
Kanban es un marco de trabajo que exige limitar las tareas que haces en este momento, tienes un carril de WIP o trabajo en progreso que reduce el número de actividades en las que se está trabajando actualmente. Conforme evoluciona tu tablero es posible que agregues más carriles que representan estados de tus flujos de trabajo. Carriles como liberado en QA, en validación, testing, o liberado en PRO pueden aparecer para representar con mayor exactitud el estado de tu área de trabajo. Antes de agregar un nuevo carril debes de tener en cuenta lo siguiente:
Nuevos carriles, nuevos cuellos de botella.
No vas a tener un efecto siempre positivo cuando agregues nuevos carriles. En el inicio los nuevos carriles van a alentar un poco el trabajo. Antes tenías actividades que caían en determinado carril porque era lo más cercano al estado actual, con un nuevo carril que representa otros estados pueden tener una migración de actividades notable. Este caso sucedió cuando mi equipo decidió cambiar el esquema inicial (Backlog, en Progreso, Bloqueados, Terminados) por otro (Backlog, en Progreso, Detenidos, Liberado en QA, Liberado en PRO). De un momento a otro casi la mitad de las actividades se movieron del carril de detenidos a liberado en QA y algunas a liberado en PRO.
¿Este nuevo cambio subió la efectividad del equipo?, la respuesta es no. Una vez hecho el cambio en el tablero, las actividades comenzaron a estancarse en liberado en PRO. Los desarrolladores consideraron que terminado y liberado en producción eran lo mismo, y son casi lo mismo en la mayoría de los casos, en las métricas no, algo que no se ha terminado sigue siendo inventario y tienes desperdicio por exceso de inventario. El tiempo que tarda en completarse una actividad subió en aquel sprint.
También tuve el efecto colateral de que muchas actividades se estancaron en liberado en QA, ya que empezó a usarse como un carril de detenidos con un bonito nombre.
Nuevos carriles, siempre con un límite de WIP.
Fue mi error no indicarle al equipo que los nuevos carriles debían tener un límite de trabajo, lo sé. Tampoco pensé en las consecuencias de no asignar límite de WIP. En el siguiente sprint hice la sugerencia de limitar los nuevos carriles. Tanto liberado a PRO como liberado a QA son estados de paso, no son un estacionamiento de actividades. No hace sentido tener holgura en esos carriles, por eso limite el número de items en dos por desarrollador en liberado a QA, y uno por desarrollador en liberado a PRO. Una liberación o el seguimiento de esta puede consumir tiempo del desarrollador. Ella o él deben empujar la liberación hasta que sea terminada, si tienes pocos items para empujar o dar seguimiento en PRO, en teoría serás más eficiente. Y bueno, desde un principio el propósito de los carriles nuevos fue dar seguimiento, no hacer trabajo en ellos.
Divide tu carril en dos.
La idea de dividir un carril en dos no es mía, proviene del libro Agile Project Managment with Kanban. En el libro Eric Brenchner hace notar que hay dos estados en un carril, primero son los items que acaban de llegar y esperan a ser atendidos, y luego los items que ya están siendo atendidos. Por ejemplo: en tu equipo hay testers que se encargan de asegurar la calidad, estas personas son responsables de atender el carril de testing. Son dos personas Alfredo y Lucía, ellos llevan el carril de testing que tiene un límite de trabajo de 5 items. Su capacidad real de trabajo es de 2 items, entonces, ¿Qué pasa con los tres items adicionales cuando el carril está lleno? La respuesta es: están en espera. Si divides tu carril en dos puedes hacer evidente cuál trabajo está en fila y cuál está siendo atendido ahora.
Personalmente, todavía no llegó a la división de carriles, pero suena a una idea muy buena, sobre todo cuando el equipo empiece a crecer.
Conclusiones.
El límite de trabajo en progreso debe aplicar para todos los estados de tu flujo, no solo para el trabajo en progreso, de lo contrario tendrás cuellos de botella y retrasos en tus tiempos de entrega. No existe una fórmula para decir cuanto WIP es el indicado en el carril, únicamente la dinámica de tu equipo te dirá cuál es el valor indicado. Lo que no debes hacer es dejar el límite abierto, créeme es un error.
Autor imagen: Daxis
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